【公文處理】
公文稽催與時效管制 (一) 為掌握時效,提高行政效率,各公文承辦人員,簽辦公文應參酌下列標準依限辦理: 1、最速件隨到隨辦。 2、速件不超過三天。 3、普通件不超過六天。 4、限時公文及其他有法定時限之案件,依其規定時限辦理。
(二) 逾期未辦結之公文,由文書組適時製作逾期通告,以為查催, 各單位承辦人員接到 逾期催辦單,應儘速辦理結案或答覆展延期限。若承辦人員仍未予辦理又未答覆展 延理由時,簽報上級主管處理。
(三) 文書組定期製作公文時效統計表,呈報校長核閱並分送相關單位參考。
(二) 借調檔案須填寫調案單,以一案一單為原則,由調案人填寫年度、收發文號、 案由等,並經業務主管簽章後,送文書組調取。 (三) 調閱非主管案件應送會有關單位主管同意或簽奉權責主管核准。 (四) 為維護檔案之完整性,調閱檔案以提供影印本為原則。如有必要提供原始文件 者另規定如下: 1.借調檔案,以七天為限,屆期仍須使用應辦展期。經履催不還者,簽請權 責主管處理。 2.借調之檔案,不得拆散、塗改、抽換、增損、遺失、借調人員應負保管 責任。 3.歸還檔案,經清點如發現缺漏、增損、塗改等情事,追查責任,簽報處理。